W poniższym artykule znajdziesz informacje dotyczące kluczowego aspektu przy RODO, czyli rozróżnienia funkcji: administratora danych osobowych, który administruje zbiorem we własnym imieniu i dla własnych celów, oraz podmiotu przetwarzającego, który zarządza zbiorem w imieniu i na rzecz osoby trzeciej na podstawie zawartej umowy.

• homecloud.pl jako administrator danych
  • Kiedy homecloud.pl jest administratorem danych?
  • Informacje o przetwarzaniu danych osobowych klientów przez homecloud.pl
  • Prawo sprzeciwu wobec przetwarzania moich danych osobowych przez homecloud.pl
• homecloud.pl jako podmiot przetwarzający dane
  • Kiedy homecloud.pl jest podmiotem przetwarzającym?
  • Kiedy homecloud.pl może mieć dostęp do danych klienta?
  • W jaki sposób homecloud.pl realizuje obowiązki wynikające z RODO w ramach współpracy z klientem?
• Jak wygląda przykładowa wygenerowana umowa powierzenia przetwarzania danych?

homecloud.pl jako administrator danych

homecloud.pl występuje w roli administratora danych, gdy ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych. Oznacza to między innymi, że homecloud.pl może być traktowany jako administrator danych w przypadku wystawienia faktur za usługi, procesu obsługi klienta, tworzenia raportów statystycznych na potrzeby działań promocyjnych czy windykacji należności.

Kiedy homecloud.pl jest administratorem danych?

Najpopularniejszymi przykładami, gdy homecloud.pl występuje w roli administratora danych to: przetwarzanie danych w celu wystawienia faktur za usługi, windykacja należności, poprawa jakości usług, zarządzanie procesami handlowymi i marketingowymi, przetwarzanie danych naszych pracowników, obsługa kont przez Biuro Obsługi Klienta.

Jeśli homecloud.pl w świetle przepisów jest administratorem danych osobowych, oznacza to, że odpowiada za ich wykorzystanie oraz przetwarzanie w sposób bezpieczny, zgodny z umową oraz obowiązującymi przepisami odnośnie ochrony danych osobowych.

Informacje o przetwarzaniu danych osobowych klientów przez homecloud.pl
Twoje dane osobowe (jako klienta homecloud.pl) uzyskane przy zawieraniu umowy oraz w trakcie jej trwania przetwarzane są przez homecloud.pl w następujących celach:

• zawarcia i wykonania zawartej umowy, w tym zapewnienia poprawnej jakości usług (np. usuwanie awarii i kontrola poprawności działania usług) – przez czas trwania umowy i rozliczeń po jej zakończeniu (podstawa prawna: art. 6 ust. 1b RODO), wskazaną podstawę prawną w tym artykule nazywać będziemy w skrócie „wykonaniem umowy”;
• realizowania wszelkich obowiązków prawnych ciążących na homecloud.pl z racji prowadzonej działalności, np.:
  • wystawianie i przechowywanie faktur oraz dokumentów księgowych;
  • udzielanie odpowiedzi na reklamacje w terminie i formie przewidzianych przepisami;
  • zapewnienie bezpieczeństwa sieci zgodnie z przepisami.

  Przetwarzanie danych osobowych niezbędne do realizacji obowiązków prawnych będzie realizowane:

  • tylko na czas niezbędny do wykonania obowiązków prawnych, np. wystawienia faktury (podstawa prawna: art. 6 ust. 1c RODO); wskazaną podstawę prawną w tym artykule nazywać będziemy w skrócie „obowiązkiem prawnym”;
  • przechowywanie danych będzie realizowane tylko przez określony okres czasu, który nakazywany jest w obowiązujących przepisach prawnych, np. prawo podatkowe;
  • lub przechowywanie danych będzie realizowane przez odpowiedni czas, aby uniknąć poniesienia konsekwencji prawnych niewykonania obowiązku, np. otrzymać karę finansową od urzędów państwowych (podstawa prawna: art. 6 ust. 1f RODO); wskazaną podstawę prawną w tym artykule nazywać będziemy w skrócie „naszym prawnie uzasadnionym interesem”;

• wykrywania nadużyć i zapobiegania im – zebrane dane osobowe przetwarzane będą przez czas trwania obowiązującej z klientem umowy (podstawa prawna: „wykonanie umowy”), aż do czasu, gdy przedawnią się wszelkie roszczenia wynikające z umowy, a w sytuacji dochodzenia przez homecloud.pl roszczeń lub zawiadamiania właściwych organów – przez czas trwania toczących się postępowań (podstawa prawna: „nasz prawnie uzasadniony interes”);
• ustalenia, obrony i dochodzenia roszczeń – przetwarzanie danych będzie realizowane do czasu, gdy przedawnią się roszczenia wynikające z umowy (podstawa prawna: „nasz prawnie uzasadniony interes”). Obejmuje też m.in. sprzedaż naszych wierzytelności z umowy innemu podmiotowi;’
• marketingu bezpośredniego – wdrożyliśmy odpowiednie zabezpieczenia przy pozyskiwaniu i przechowywaniu danych oraz weryfikujemy wiek osób, do których skierowane są nasze działania marketingowe. Deklarujemy wypełnienie obowiązku informacyjnego wobec użytkowników oraz skutecznego pozyskania zgody na przetwarzanie danych w celach marketingowych. Działania marketingu bezpośredniego są realizowane po wyrażeniu wyraźnej zgody przez czas trwania umowy (podstawa prawna: „nasz prawnie uzasadniony interes”);
• tworzenia zestawień, analiz i statystyk na potrzeby wewnętrzne –  obejmuje w szczególności raportowanie, planowanie, badania marketingowe, prace rozwojowe, tworzenie modeli statystycznych itd. będzie realizowane przez czas trwania umowy, a następnie nie dłużej niż do czasu, gdy przedawnią się wszelkie roszczenia, które będą wynikały z umowy (podstawa prawna: „nasz prawnie uzasadniony interes”);
• weryfikacji wiarygodności płatniczej – przetwarzanie danych będzie realizowane przez okres czasu, który będzie niezbędny do wykonania oceny wiarygodności płatniczej przy zawarciu, przedłużeniu lub rozszerzeniu zakresu tej lub następnej umowy oraz do rozpatrywania powiązanych z tym reklamacji (podstawa prawna: „wykonanie umowy”); dotyczy także danych uzyskanych przez nas z innych źródeł, jeśli jednak zawierana jest kolejna umowa, to dotyczy również danych posiadanych przez homecloud.pl jeszcze przed zawarciem kolejnej umowy;
• wsparcia obsługi – przetwarzanie danych obejmujące wsparcie obsługi to m.in. informowanie o awariach czy dostosowanie obsługi (np. przygotowywanie ofert w oparciu o dane, które już posiadamy) będzie realizowane przez czas trwania umowy (podstawa prawna: „nasz prawnie uzasadniony interes”).

Jakie uprawnienia odnośnie danych osobowych przysługują klientom homecloud.pl?

Każdy klient homecloud.pl ma możliwość złożenia wniosku (dotyczącego jego danych osobowych), w którym może zostać zawarte żądanie o:

• sprostowanie (poprawienie, korektę) danych osobowych;
• usunięcie danych osobowych przetwarzanych bezpodstawnie;
• ograniczenie przetwarzania (wstrzymanie tylko wskazanych operacji prowadzonych danych lub nieusuwanie danych);
• dostęp do danych (żądanie informacji na temat przetwarzanych danych przez homecloud.pl oraz o kopię danych);

Prawo sprzeciwu wobec przetwarzania moich danych osobowych przez homecloud.pl

Każdy klient homecloud.pl może skorzystać z prawa do sprzeciwu wobec przetwarzania jego danych osobowych przez homecloud.pl na potrzeby marketingu bezpośredniego. Po przyjęciu pisemnego wniosku w tej sprawie homecloud.pl zobowiązuje się do zaprzestania przetwarzania danych w celach marketingu bezpośredniego.

W szczególnych sytuacjach klienci homecloud.pl mogą wnieść sprzeciw wobec przetwarzania przez homecloud.pl  danych osobowych, jeśli podstawą wykorzystania danych jest nasz prawnie uzasadniony interes lub interes publiczny. W takiej sytuacji, po rozpatrzeniu pisemnego wniosku, homecloud.pl nie będzie mogło przetwarzać danych osobowych objętych sprzeciwem we wniosku, chyba że homecloud.pl wykaże, że istnieją:

• uzasadnione podstawy prawne do przetwarzania danych, które prawnie są nadrzędne wobec interesów, praw i wolności klienta,
• lub podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń w przyszłości na rzecz homecloud.pl.

homecloud.pl jako podmiot przetwarzający dane

homecloud.pl występuje w roli podmiotu przetwarzającego, gdy przetwarza dane osobowe w imieniu administratora. Jest typowy przypadek, czyli klient korzysta z usług homecloud.pl i przechowuje dane osobowe na serwerach w homecloud.pl.

Oznacza to, że homecloud.pl udostępnia klientowi jedynie serwer w celu przechowywania na nim danych osobowych (dzierżawa miejsca na serwerze), i nie ma wiedzy o tym, jakie dane, w jakim celu i w jakim zakresie są na nim przechowywane.

Kiedy homecloud.pl jest podmiotem przetwarzającym?

Firma homecloud.pl jako podmiot hostujący udostępnia jedynie serwer w celu przechowywania na nim plików, którymi mogą być m.in. dane osobowe. Podmiot przetwarzający, w tym przypadku homecloud.pl, nie ma wiedzy o tym, jakie dane, w jakim celu i w jakim zakresie są na nim przechowywane, ale w związku z tym stosuje odpowiednie zabezpieczenia przetwarzanych danych przed nieupoważnionymi zmianami lub zniszczeniem.

WAŻNE! Dane klientów przechowywane w ramach usług homecloud.pl pozostają ich własnością!

homecloud.pl może uzyskać dostęp do danych przechowywanych na serwerach klientów i nimi operować tylko i wyłącznie, gdy jest to niezbędne do realizacji usług określonych w umowie zawartej pomiędzy homecloud.pl i klientem. Firma homecloud.pl nie ma prawa odsprzedawać danych klienta, ani wykorzystywać ich do własnych celów, np. tworzenie profilów klientów czy marketing bezpośredni.

Kiedy homecloud.pl może mieć dostęp do danych klienta?

W ramach udostępnionego serwera klient może zapisywać na nim pliki oraz inne dane, np. dane osobowe innych osób. Firma homecloud.pl może posiadać dostęp do tych danych wyłącznie w dwóch przypadkach:

1. w związku z zaprezentowanymi przez klienta potrzebami, które wynikają z realizacji usług, a dokładniej w ramach procesu obsługi klienta – w szczególności w celu zapewnienia wsparcia dla klientów kontaktujących się z pomocą techniczną homecloud.pl.
   Dostęp do danych klienta w przypadku udzielania wsparcia technicznego
   Kiedy klient kontaktuje się z działem wsparcia technicznego, konsultant ma prawo skorzystać z dostępu do jego danych w dwóch sytuacjach. Po pierwsze zapoznaje się z danymi klienta wprowadzonymi w jego koncie (nazwisko, imię, numer telefonu, adres e-mail, etc.) w celu weryfikacji tożsamości rozmówcy oraz przetworzenia zgłoszenia klienta. Po drugie, wyłącznie na wyraźną prośbę klienta i z zastrzeżeniem ograniczeń technicznych właściwych dla danej usługi, konsultant może skorzystać z dostępu do danych klienta, aby zdiagnozować problem z usługą i przedstawić scenariusze rozwiązania.
2. w związku z koniecznością wywiązania się z obowiązku prawnego w odpowiedzi na wnioski organów publicznych (np. policja, sądy lub inne organy).
   Dostęp do danych klienta na wniosek organu sądowego i/lub administracyjnego
   homecloud.pl ma obowiązek działać zgodnie z przepisami prawa i odpowiadać na wnioski organów sądowych i/lub administracyjnych. Wszystkie wpływające do homecloud.pl wnioski dotyczące udzielenia dostępu do danych podlegają ścisłym regulacjom prawnym i zgodnie z nimi są rozpatrywane. Dostęp do danych wskazanych we wniosku zostanie udzielony przez homecloud.pl tylko po upewnieniu się co do ważności i zasadności wniosku. Wnioski o dostęp do danych klienta skierowane przez podmiot operujący na terytorium państwa trzeciego, przetwarzane są tylko pod warunkiem, że sformułowane zostały w oparciu o aktualne porozumienia międzynarodowe, np. traktat o wzajemnej pomocy prawnej, zawarte pomiędzy państwem trzecim, a Unią Europejską lub państwem członkowskim Unii Europejskiej.

W jaki sposób homecloud.pl realizuje obowiązki wynikające z RODO, biorąc pod uwagę dane osobowe przetwarzane w ramach współpracy z klientem?

Wszelkie zagadnienia związane z przetwarzaniem danych osobowych są unormowane w umowie powierzenia przetwarzania danych osobowych, w której homecloud.pl jako dostawca usług zobowiązuje się przetwarzać dane wyłącznie w celu realizacji umowy.

homecloud.pl jako dostawca usług oraz podmiot przetwarzający dane (tzw. procesor) stale analizuje wszelkie ryzyka dotyczące ochrony danych pod kątem zabezpieczeń, związanych z ich przetwarzaniem, w celu zminimalizowania wszelkiego niebezpieczeństwa (np. ujawnienie danych, przechwycenie danych, itd.). Analiza ryzyka jest realizowana zarówno na etapie projektowania zmian w systemie, jak również w trakcie jego późniejszej eksploatacji. Efektem jest dobór odpowiednich zabezpieczeń uwzględniających obowiązujące przepisy prawa, wymagania biznesowe oraz wymagania dotyczące innych zasobów posiadających wartość dla ciągłości działania firmy homecloud.pl.